Onko kaikki asiakirjat allekirjoitettava BankID:llä?
Ei välttämättä. Oikea allekirjoitustapa riippuu siitä, kuinka tärkeää on varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyys, asiakirjaan liittyvän riskin tasosta sekä mahdollisista sovellettavista oikeudellisista, toimialakohtaisista tai sisäisistä vaatimuksista.
ECIT Signin avulla voit valita asiakirjaan parhaiten sopivan allekirjoitustavan – ilman, että prosessista tulee tarpeettoman monimutkainen.
BankID-allekirjoituksella allekirjoittaja todentaa henkilöllisyytensä sähköisen henkilötunnuksen avulla. Tämä antaa paremman varmuuden siitä, kuka asiakirjan on tosiasiassa allekirjoittanut, ja on erityisen hyödyllistä tilanteissa, joissa allekirjoittajan henkilöllisyys on dokumentoitava selkeästi.
ECIT Sign tarjoaa eID-pohjaista allekirjoittamista AES-tasolla, mukaan lukien BankID ja muut tuetut sähköiset tunnisteet. AES on lyhenne sanoista Advanced Electronic Signature, ja se yhdistää allekirjoituksen tunnistettuun henkilöön.
Yksinkertaisempi sähköinen allekirjoitus voi olla esimerkiksi allekirjoitus, jonka vastaanottaja kirjoittaa suoraan näytölle. ECIT Sign -sovelluksessa tämä menetelmä noudattaa SES-tasoa – Simple Electronic Signature (yksinkertainen sähköinen allekirjoitus) – joka on yksinkertainen ja joustava vaihtoehto, joka ei vaadi sähköistä tunnistautumista.
BankID-allekirjoitus on erityisen merkityksellistä silloin, kun on tärkeää tietää erittäin varmasti, kuka allekirjoittaa.
Se voi sopia seuraaville:
· tärkeät asiakas- ja toimittajasopimukset
· asiakirjat, joilla on taloudellisia tai oikeudellisia seurauksia
· valtakirjat ja muut luottamukselliset asiakirjat
· tilanteet, joissa allekirjoittajan henkilöllisyys on todistettava
· sopimukset, joiden osalta saatetaan myöhemmin tarvita selkeitä todisteita
BankID tarjoaa allekirjoittajalle tutun ja turvallisen käyttökokemuksen ja antaa samalla yritykselle vankemman perustan allekirjoituksen yhdistämiselle oikeaan henkilöön.
Kaikissa asiakirjoissa ei vaadita yhtä tiukkaa henkilöllisyyden todentamista.
Yksinkertaisempi allekirjoitus voi sopia sisäisiin hyväksyntöihin, rutiiniluonteisiin asiakirjoihin, vahvistuksiin tai vähäriskisiin sopimuksiin – edellyttäen, että allekirjoitustavasta ei ole erityisiä oikeudellisia, toimialakohtaisia tai sisäisiä vaatimuksia.
Etuna on nopea ja käyttäjäystävällinen prosessi, jossa vastaanottajan on suoritettava vähemmän vaiheita. Tästä voi olla hyötyä, kun osapuolet tuntevat toisensa jo entuudestaan tai kun asiakirja ei vaadi vahvaa sähköistä tunnistautumista.
Ennen allekirjoitustavan valitsemista voi olla hyödyllistä esittää neljä yksinkertaista kysymystä:
1. Kuinka tärkeää on varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyys?
2. Mitä seurauksia virheestä tai väärinkäytöstä voisi aiheutua?
3. Onko olemassa lakisääteisiä, alakohtaisia tai sisäisiä vaatimuksia?
4. Kuinka paljon asiakirjoja tarvitsisimme, jos sopimuksesta syntyisi myöhemmin riita?
Mitä suurempi riski on ja mitä suurempi tarve turvalliselle tunnistautumiselle on, sitä merkittävämpi BankID-allekirjoitus on.
Suurin etu ei välttämättä ole se, että BankID:tä käytetään jokaisen asiakirjan yhteydessä, vaan se, että jokaisessa tilanteessa voidaan joustavasti valita sopivin menetelmä.
ECIT Signin avulla voit yhdistää eID-pohjaisen allekirjoittamisen ja yksinkertaisempia allekirjoitusvaihtoehtoja samassa ratkaisussa. Voit myös seurata tilaa, käyttää automaattisia muistutuksia ja pitää silmällä koko allekirjoitusprosessia.
BankID, kun henkilöllisyyden todentaminen on välttämätöntä. Yksinkertaisempi allekirjoitus, kun se riittää.
ECIT Signin avulla voit joustavasti sovittaa yhteen turvallisuuden, käytettävyyden ja tehokkuuden – allekirjoitettavan asiakirjan mukaan.
