Sopimus tuottaa arvoa vasta, kun se on allekirjoitettu.
Monet sopimukset jäävät kuitenkin postilaatikoihin aivan liian pitkäksi aikaa. Jotkut vastaanottajat unohtavat allekirjoittaa, toiset tarvitsevat manuaalisia muistutuksia, ja sisäiset tiimit käyttävät aikaa selvittääkseen, ketkä ovat jo allekirjoittaneet – ja ketä vielä odotetaan.
ECIT Signin avulla voit hallinnoida koko allekirjoitusprosessia yhdestä paikasta ja helpottaa asiakirjojen nopeaa saattamista valmiiksi.
Tässä on viisi ominaisuutta, jotka voivat säästää aikaa, vähentää manuaalista työtä ja antaa sinulle paremman hallinnan allekirjoitusprosessista.
Mitä yksinkertaisempi prosessi on, sitä pienempi on riski, että allekirjoittaminen viivästyy.
ECIT Signin avulla vastaanottajat voivat avata ja allekirjoittaa asiakirjoja digitaalisesti sekä mobiililaitteilla että tietokoneilla. Tämä tarkoittaa, että allekirjoittamista ei tarvitse lykätä siihen asti, kunnes joku on palannut toimistolle, pääsee tulostimeen tai ehtii käsitellä asiakirjaa manuaalisesti.
Kun asiakirja voidaan allekirjoittaa riippumatta siitä, missä vastaanottaja sijaitsee, matka ”lähetetystä” ”allekirjoitettuun” lyhenee huomattavasti.
Vastaanottajan kannalta helpompi kokemus voi tarkoittaa sinulle nopeampaa allekirjoittamista.
Olet lähettänyt sopimuksen. Nyt sinun täytyy odottaa.
Muutama päivä kuluu, asiakirja on edelleen allekirjoittamatta, ja sinun on lähetettävä uusi sähköposti:
”Hei, halusin vain muistuttaa sinua lähettämästämme sopimuksesta.”
Se saattaa tuntua pieneltä tehtävältä, mutta kun se toistuu monien asiakkaiden, työntekijöiden tai sopimusten kohdalla, se voi viedä yllättävän paljon aikaa.
ECIT Signin automaattisten muistutusten ansiosta seuranta sujuu ilman, että sinun tarvitsee seurata jokaista asiakirjaa erikseen manuaalisesti.
Käytät vähemmän aikaa hallinnollisiin tehtäviin, ja vastaanottaja saa muistutuksen, jota hän saattaa tarvita allekirjoituksen viimeistelemiseksi.
Jotkut asiakirjat vaativat yhden allekirjoituksen. Toiset taas vaativat useiden henkilöiden käsittelyn, ennen kuin prosessi on valmis.
ECIT Signin avulla voit määrittää selkeän allekirjoitusprosessin ja päättää, kenen tulee allekirjoittaa – ja missä järjestyksessä.
Esimerkiksi:
Esimies → Työntekijä
tai
Myyjä → Asiakas → Toimitusjohtaja
Kun prosessi on määritelty etukäteen, sinun ei enää tarvitse koordinoida jokaista vaihetta manuaalisesti.
Se tarkoittaa vähemmän sähköposteja, vähemmän edestakaisin viestittelyä ja kaikille osapuolille ennakoitavampaa prosessia.
Lähettääkö yrityksesi usein samanlaisia asiakirjoja?
Työsopimuksia, asiakassopimuksia, valtakirjoja ja muita vakiomuotoisia asiakirjoja ei tarvitse laatia joka kerta alusta alkaen.
ECIT Signin allekirjoitusmallien avulla voit standardoida usein käytettyjä prosesseja.
Tämä nopeuttaa uusien allekirjoituspyyntöjen luomista ja vähentää riskiä, että tärkeitä asetuksia tai vaiheita jää huomaamatta.
Organisaatioille, jotka lähettävät paljon asiakirjoja allekirjoitettavaksi, tämä voi tuoda mukanaan huomattavaa ajansäästöä.
Vähemmän toistuvia työtehtäviä. Tehokkaammat prosessit.
Onko asiakas allekirjoittanut?
Puuttuuko meiltä yksi allekirjoitus?
Ketä me oikeastaan odotamme?
Kun allekirjoitusprosessia hoidetaan sähköpostitse ja manuaalisella seurannalla, tällaiset kysymykset voivat nopeasti viedä paljon aikaa.
ECIT Signin avulla voit seurata asiakirjojen tilaa koko allekirjoitusprosessin ajan ja saada paremman yleiskuvan kunkin asiakirjan tilanteesta.
Sen sijaan, että joutuisit selaamaan sähköposteja tai ottamaan yhteyttä useisiin ihmisiin, voit nopeasti nähdä, mitä on jo hoidettu – ja mitä on vielä tekemättä.
On helppo ajatella, että digitaalinen allekirjoitus korvaa pelkästään kynän ja paperin.
Mutta todellinen hyöty piilee usein kaikessa siinä, mitä allekirjoituksen ympärillä tapahtuu.
ECIT Sign -sovelluksen avulla voit:
· lähettää asiakirjoja digitaalista allekirjoitusta varten
· anna vastaanottajien allekirjoittaa mobiililaitteella tai tietokoneella
· hallita allekirjoitusjärjestystä
· käytä automaattisia muistutuksia
· prosessien yhdenmukaistaminen allekirjoitusmallien avulla
· seurata asiakirjan tilaa koko prosessin ajan
Tuloksena on yksinkertaisempi allekirjoitusprosessi, vähemmän manuaalista työtä ja parempi läpinäkyvyys.
Ja ehkä tärkeintä:
Voit käyttää vähemmän aikaa allekirjoitusten keräämiseen – ja enemmän aikaa siihen, mikä todella luo arvoa yrityksellesi.
Jos työntekijät käyttävät edelleen aikaa muistutusten lähettämiseen, vastaanottajien tilanteen seuraamiseen ja sopimusten tilan selvittämiseen, prosessin digitalisoinnista voi olla paljon hyötyä.
ECIT Sign helpottaa asiakirjojen lähettämistä, seurantaa ja allekirjoittamista – kaikki samasta paikasta.
