Uuden työsuhteen tulisi alkaa vauhdikkaasti – ei paperityöllä. Silti työsopimukset tulostetaan edelleen usein, allekirjoitetaan käsin, skannataan ja lähetetään sähköpostitse edestakaisin.
Digitaalisen allekirjoituksen avulla työnantaja ja työntekijä voivat allekirjoittaa sopimuksen missä tahansa. Menettely on yksinkertainen, turvallinen ja helppo – eikä se vaadi fyysistä tapaamista.
ECIT Signin avulla voit hoitaa koko prosessin muutamalla yksinkertaisella vaiheella:
Työntekijä saa linkin sähköpostitse tai tekstiviestillä ja voi tarkistaa ja allekirjoittaa sopimuksen matkapuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet sopimuksen, valmis sopimus on asianomaisten osapuolten saatavilla.
Sopiva ehdokas saattaa asua toisessa kaupungissa, tehdä etätyötä tai olla matkalla juuri silloin, kun sopimus on valmis. Digitaalinen allekirjoitus poistaa etäisyyden esteen.
Ei tarvitse sopia tapaamisesta, odottaa postia tai pyytää ketään tulostamaan ja skannaamaan asiakirjoja. Sopimus voidaan allekirjoittaa silloin, kun se sopii jokaiselle osapuolelle, mikä nopeuttaa perehdytysprosessia.
Työsopimukset sisältävät tärkeitä tietoja, joten niitä on käsiteltävä huolellisesti. ECIT Sign tarjoaa hallitun allekirjoitusprosessin, jossa prosessin tilaa voidaan seurata selkeästi ja joka dokumentoidaan tarkasti.
Voit valita sopimukselle sopivan allekirjoitusmenetelmän, mukaan lukien sähköisen tunnistautumisen, kuten BankID:n, kun tarvitaan vahvempaa henkilöllisyyden todentamista. Näin on helpompi löytää sopiva tasapaino turvallisuuden ja käytettävyyden välillä kussakin tilanteessa.
Sopimusten manuaalinen käsittely vie aikaa. Asiakirjat ladataan, nimetään uudelleen, liitetään sähköposteihin, niiden käsittelyä seurataan ja ne tallennetaan eri paikkoihin. Digitaalinen allekirjoitus yhdistää työnkulun.
ECIT Signin avulla henkilöstöhallinto ja esimiehet voivat:
Jos organisaatiossasi palkataan säännöllisesti uusia työntekijöitä, mallipohjat voivat säästää vieläkin enemmän aikaa. Luo uudelleenkäytettävä allekirjoitusprosessi työsopimuksia varten ja päivitä sitten kunkin uuden työntekijän tiedot ja asiaankuuluvat ehdot.
Tämä vähentää toistuvia työtehtäviä ja auttaa varmistamaan, että jokainen sopimus noudattaa samaa jäsenneltyä prosessia.
Samaa digitaalista työnkulkua voidaan käyttää myös salassapitosopimuksiin, käytäntöjen hyväksymislomakkeisiin, työntekijöiden ilmoituksiin, muutoksiin ja muihin henkilöstöhallinnon asiakirjoihin, jotka vaativat hyväksyntää tai allekirjoitusta.
Digitaalinen allekirjoitus tarjoaa työntekijälle sujuvan ja nykyaikaisen ensikokemuksen, kun taas työnantaja saa nopeutta, hallittavuutta ja parempaa dokumentointia.
Oletko valmis yksinkertaistamaan työsopimusten allekirjoittamista?
ECIT Signin avulla voit lähettää, allekirjoittaa, seurata ja saattaa sopimukset päätökseen digitaalisesti – turvallisesti ja ilman, että tarvitaan fyysistä tapaamista.
