En kontrakt skaber først værdi, når den er underskrevet.
Alligevel ligger mange aftaler alt for længe i indbakkerne. Nogle modtagere glemmer at underskrive, andre skal have manuelle påmindelser, og de interne teams bruger tid på at finde ud af, hvem der har underskrevet – og hvem de stadig venter på.
Med ECIT Sign kan du administrere hele underskriftsprocessen ét sted og gøre det nemmere at få dokumenterne færdiggjort hurtigere.
Her er fem funktioner, der kan spare tid, mindske det manuelle arbejde og give dig bedre kontrol over underskriftsprocessen.
Jo enklere processen er, desto mindre er risikoen for, at underskrivningen bliver forsinket.
Med ECIT Sign kan modtagerne åbne og underskrive dokumenter digitalt både fra mobile enheder og computere. Det betyder, at man ikke behøver at vente med at underskrive, indtil man er tilbage på kontoret, har adgang til en printer eller har tid til at behandle dokumentet manuelt.
Når et dokument kan underskrives, uanset hvor modtageren befinder sig, bliver vejen fra »sendt« til »underskrevet« betydeligt kortere.
En mere enkel oplevelse for modtageren kan betyde, at du får dokumentet underskrevet hurtigere.
Du har sendt aftalen. Nu er det bare at vente.
Der går et par dage, dokumentet er stadig ikke underskrevet, og du er nødt til at sende endnu en e-mail:
»Hej, jeg ville bare minde dig om den aftale, vi har sendt.«
Det kan virke som en lille opgave, men når den gentages for mange kunder, medarbejdere eller aftaler, kan den tage overraskende meget tid.
Med de automatiske påmindelser i ECIT Sign kan opfølgningen foregå, uden at du behøver at holde styr på hvert enkelt dokument manuelt.
Du bruger mindre tid på administration, mens modtageren får den påmindelse, der måske er nødvendig for at fuldføre underskrivelsen.
Nogle dokumenter kræver én underskrift. Andre skal godkendes af flere personer, før processen er afsluttet.
Med ECIT Sign kan du oprette en overskuelig underskriftsproces og bestemme, hvem der skal underskrive — og i hvilken rækkefølge.
For eksempel:
Leder → Medarbejder
eller
Sælger → Kunde → Administrerende direktør
Når processen er fastlagt på forhånd, behøver man ikke længere at koordinere hvert enkelt trin manuelt.
Det betyder færre e-mails, mindre frem-og-tilbage-kommunikation og en mere forudsigelig proces for alle involverede.
Sender jeres virksomhed ofte de samme typer dokumenter?
Ansættelseskontrakter, kundekontrakter, fuldmægtigskaber og andre standarddokumenter behøver ikke at blive udarbejdet fra bunden hver gang.
Med underskriftsskabeloner i ECIT Sign kan du standardisere de processer, der bruges ofte.
Det gør det hurtigere at oprette nye underskriftsanmodninger og mindsker risikoen for, at vigtige indstillinger eller trin bliver glemt.
For organisationer, der sender mange dokumenter til underskrift, kan dette medføre en betydelig tidsbesparelse.
Mindre rutinepræget arbejde. Mere effektive processer.
Har kunden skrevet under?
Mangler der en underskrift?
Hvem venter vi egentlig på?
Når underskriftsprocessen foregår via e-mail og manuel opfølgning, kan spørgsmål som disse hurtigt blive tidskrævende.
Med ECIT Sign kan du følge dokumenternes status gennem hele underskriftsprocessen og få et bedre overblik over, hvor langt hvert enkelt dokument er nået.
I stedet for at gennemgå e-mails eller kontakte flere personer kan du hurtigt se, hvad der er afsluttet — og hvad der stadig mangler.
Man kan let få den opfattelse, at digital signering blot er en erstatning for pen og papir.
Men den egentlige fordel ligger ofte i alt det, der sker omkring underskriften.
Med ECIT Sign kan du:
· sende dokumenter til digital underskrift
· Giv modtagerne mulighed for at underskrive via mobil eller computer
· styre rækkefølgen af underskrifterne
· brug automatiske påmindelser
· standardisere processer ved hjælp af underskriftsskabeloner
· holde styr på dokumentets status gennem hele processen
Resultatet er en enklere underskriftsproces, mindre manuelt arbejde og bedre overblik.
Og måske vigtigst af alt:
Du kan bruge mindre tid på at indhente underskrifter — og mere tid på det, der rent faktisk skaber værdi for din virksomhed.
Hvis medarbejderne stadig bruger tid på at sende påmindelser, følge op på modtagerne og undersøge status for aftaler, kan der være meget at vinde ved at samle processen digitalt.
ECIT Sign gør det nemmere at sende, følge op på og få dokumenter underskrevet — alt sammen fra ét sted.
