Ett avtal skapar först värde när det har undertecknats.
Ändå ligger många avtal kvar i inkorgen alldeles för länge. Vissa mottagare glömmer att underteckna, andra behöver påminnas manuellt, och interna team lägger tid på att reda ut vem som har undertecknat – och vem de fortfarande väntar på.
Med ECIT Sign kan du hantera hela underteckningsprocessen på ett och samma ställe och göra det enklare att få dokumenten klara snabbare.
Här är fem funktioner som kan spara tid, minska det manuella arbetet och ge dig bättre kontroll över underteckningsprocessen.
Ju enklare processen är, desto mindre är risken för att undertecknandet dröjer.
Med ECIT Sign kan mottagarna öppna och underteckna dokument digitalt både från mobila enheter och datorer. Det innebär att man inte behöver vänta med att underteckna tills man är tillbaka på kontoret, har tillgång till en skrivare eller hinner hantera dokumentet manuellt.
När ett dokument kan undertecknas oavsett var mottagaren befinner sig blir vägen från ”skickat” till ”undertecknat” betydligt kortare.
En enklare upplevelse för mottagaren kan innebära att du får dokumentet undertecknat snabbare.
Du har skickat avtalet. Nu är det bara att vänta.
Några dagar går, dokumentet är fortfarande inte undertecknat och du måste skicka ett nytt e-postmeddelande:
”Hej, jag ville bara påminna dig om det avtal vi skickade.”
Det kan verka som en liten uppgift, men när den upprepas för många kunder, medarbetare eller avtal kan den ta förvånansvärt mycket tid i anspråk.
Med automatiska påminnelser i ECIT Sign kan uppföljningen ske utan att du behöver hålla reda på varje enskilt dokument manuellt.
Du lägger mindre tid på administration, samtidigt som mottagaren får den påminnelse som kan behövas för att slutföra undertecknandet.
Vissa dokument kräver en underskrift. Andra måste gå igenom flera personer innan processen är avslutad.
Med ECIT Sign kan du skapa en tydlig signeringsprocess och bestämma vem som ska underteckna – och i vilken ordning.
Till exempel:
Chef → Anställd
eller
Säljare → Kund → Verkställande direktör
När processen väl har fastställts i förväg behöver du inte längre samordna varje steg manuellt.
Det innebär färre e-postmeddelanden, mindre fram- och tillbaka-kommunikation och en mer förutsägbar process för alla inblandade.
Skickar ert företag ofta samma typ av dokument?
Anställningsavtal, kundavtal, fullmakter och andra standarddokument behöver inte upprättas från grunden varje gång.
Med signaturmallar i ECIT Sign kan du standardisera processer som används ofta.
Detta gör det snabbare att skapa nya signeringsförfrågningar och minskar risken för att viktiga inställningar eller steg glöms bort.
För organisationer som skickar ut många dokument för underskrift kan detta leda till betydande tidsbesparingar.
Mindre repetitivt arbete. Effektivare processer.
Har kunden skrivit under?
Saknar vi en underskrift?
Vem väntar vi egentligen på?
När avtalsprocessen sköts via e-post och manuell uppföljning kan frågor som dessa snabbt bli tidskrävande.
Med ECIT Sign kan du följa dokumentens status under hela underteckningsprocessen och få en bättre överblick över var varje dokument befinner sig.
I stället för att söka igenom e-postmeddelanden eller kontakta flera personer kan du snabbt se vad som är klart – och vad som fortfarande återstår att göra.
Det är lätt att tro att digital signering bara handlar om att ersätta penna och papper.
Men den verkliga fördelen ligger ofta i allt som händer kring signaturen.
Med ECIT Sign kan du:
· skicka dokument för digital signering
· låt mottagarna skriva under via mobilen eller datorn
· styra signeringsordningen
· använd automatiska påminnelser
· standardisera processer med hjälp av mallar för undertecknande
· följa dokumentets status under hela processen
Resultatet blir en enklare signeringsprocess, mindre manuellt arbete och bättre översikt.
Och kanske viktigast av allt:
Du kan lägga mindre tid på att jaga underskrifter – och mer tid på det som verkligen skapar värde för ditt företag.
Om medarbetarna fortfarande lägger tid på att skicka påminnelser, följa upp med mottagarna och ta reda på hur långt avtalsprocessen har kommit, kan det finnas mycket att vinna på att samla hela processen digitalt.
ECIT Sign gör det enklare att skicka, följa upp och få dokument undertecknade – allt från ett och samma ställe.
